Максимальный результат при минимальных затратах – улучшаем собственную эффективность

Работаем меньше – делаем больше!

На первый взгляд кажется, что такая постановка задачи, неосуществима в принципе… Нам постоянно дают понять, что результат работы, прямо пропорционален количеству затраченного времени. И если, не отрываясь, отдаваться работе по десять часов в сутки, то это обязательно приведет к более успешному, чем у коллег с семичасовым рабочим днем, результату. Однако жизнь показывает, что это утверждение, далеко от истины. Результат определяется не количеством, а качеством, поэтому работая меньше, можно добиться значительно лучших показателей.

Поначалу найти качественный подход к делу, довольно непросто. Для того, чтобы найти эффективную методику работы, необходимо обладать творческим мышлением, и (это самое главное) признать, что предыдущий подход к делу, обладал низкой отдачей. Только признав этот неприятный факт, следует начинать поиск выхода из ситуации, для увеличения результативности своей деятельности. Для облегчения поиска, существуют несколько рекомендаций:

Принцип Парето (правило 80/20)

Закон гласит, что лишь двадцать процентов усилий, дают восемьдесят процентов результата, а оставшиеся восемьдесят процентов усилий, приходится лишь двадцать процентов результата. Из этого следует, что последние 80% процентов, необходимо свести к минимуму, для чего будут полезны несколько советов.

Следует урезать время просмотра электронной почты, инвестируя освободившееся время в проекты более важного характера.
Учитесь произносить «нет» людям, которые пытаются отнять Ваше время, занимаясь празднословием и пустой болтовней. Говорить во время работы следует только с людьми, от которых непосредственно зависит выполнение дела.
Большую часть времени следует уделять самой работе, для чего важно выявить главную суть, стараясь меньше отвлекаться на детали.

Закон Паркинсона

Данный закон гласит, что «дело заполнит все отведенное на него время». Т.е сколько бы не было, изначально отмеряно на выполнения той или иной задачи времени, работа заполнит его без остатка, при этом результат не зависит от временного периода, день, два, неделя, месяц без разницы. Иначе говоря, отсутствие срока означает бесконечность. Чтобы этого избежать, необходимо ставить перед собой задачу в самое ближайшее время, добиться результата. На практике можно установить таймер на 90 минут, и постараться за это время завершить небольшой проект. Если в отведенное время, уложиться не удалось, продолжайте дело, пытаясь поскорее закончить работу.

Не стоит браться за выполнение проекта в целом. Лучше разделить общий объем на несколько мелких заданий и постепенно, определив временной отрезок, выполнить их все.

Сбережение энергии

Наряду с рациональным использованием времени, важно грамотно распределять энергию. Так интенсивная работа за короткий промежуток времени, принесет больше плодов, нежели вялотекущая деятельность, на протяжении долгого времени. Существует ряд идей, позволяющих добиться максимального результата:

Очередность действий

Время нужно разбить на периоды работы и отдыха, после чего их следует чередовать.

Убийство задач

Достаточно радикальный, энергоемкий метод, который позволяет сохранить много времени. Его суть состоит в том, дабы задача, реальное выполнение которой составляет всего несколько часов, не растягивалась на несколько дней. Ее надо просто убить! Здесь и сейчас!

Здоровье, отдых и развлечение

Не стоит забывать, что Вы не холоп, и имеете полное право на отдых. Но при этом его следует давать себе лишь в том случае, когда в нем имеется действительная необходимость. Умейте различать лень с усталостью. При этом применяя исключительно острые инструменты.

Существует притча о двух лесорубах. Обоим во время проведения конкурса выдали инструменты. Первый, думая, что главное время, ухватился за топор и помчался рубить деревья. Второй же не спеша присел на опушку и начал оттачивать лезвие топора. Наконец, когда время практически подходило к концу, первый дровосек, думал, что победа никуда не уйдет от него, ведь он махал орудием не жалея сил. Однако используя остро отточенный топор, второй лесоруб справился с работой за пару минут, одержав победу в соревновании. Итог, не стоит использовать ржавые инструменты…
Надо применять эффективные программы, методики, быстрые компьютеры, все это сэкономит много времени и сил, а освободившиеся резервы можно направить в новое русло.

Правило цифр

Огромное количество времени отнимают предположения. Не стоит загадывать, сколько времени будет потрачено, сколько уже сделано и сколько еще сделать предстоит. Предпочтения всегда следует отдавать реальным показателям. Работа разбивается на несколько частей, после чего по мере выполнения отмечаются выполненные задачи. В этом случае будет ясное представление о том, какой процент задания выполнен. Лучшим стимулятором увеличения задачи, станет бегущий ползунок. Начиная проект, необходимо выполнить ряд тестов, пробных проектов и.т.д. Измерив потраченное на их выполнение время, можно экстраполировать его на решение реально стоящей задачи.

Иногда возникают такие вопросы как: как оценить затраченное на работу время? Какой проект потребует большего внимания? Для того, чтобы определиться, можно попробовать работать с электронным почтовым ящиком 30, 60 и 90 минут в сутки соответственно. После этого результаты надо сравнить. И если получиться, что за 30 минут, выполнено 50% работ, за 60 минут – 90%, а за 90 минут 99% работ, то следует выбрать для себя оптимальное соотношение, и строго придерживаться его в дальнейшем.

Ссылка на основную публикацию